Temsilcileriniz WhatsApp'ta satış yaparken CRM'iniz HubSpot'tur, bu yüzden kendinize Acme fırsatının gerçekte nerede durduğunu sorun ve ardından kontrol etmek için HubSpot'u açın; burada aşama üç haftadır Keşif diyor, ancak fiyatlandırma Salı günü yeniden müzakere edildi ve sözlü evet Perşembe günü geldi.
Eazybe - WhatsApp AI ajanları WhatsApp Web'in üzerinde durur, böylece sohbet daha sonra kaydedeceğine yemin eden bir temsilciyi beklemek yerine kendisini HubSpot'a yazar, onayladığınız özellikleri Kişiler, Fırsatlar ve Taleplere doldururken değişim kayıtta etkinlik olarak kaydedilir. Bu blogda HubSpot'u WhatsApp'tan otomatik olarak nasıl güncelleyeceğinizi, AI'nın neyi okuduğunu ve nerede durduğunu açıklıyoruz.
HubSpot'unuz Neden Her Zaman Güncel Değil
HubSpot'unuz araç kötü olduğu için değil, hiçbir süreç disiplininin asla kapatamayacağı bir iş akışı boşluğu nedeniyle eskidir:
- Satış WhatsApp'ta gerçekleşir: tekliflerin, itirazların ve hukuk ekibime gönder mesajlarının tümünün geldiği yer.
- Kayıt HubSpot'ta gerçekleşir: zaten geride olan bir temsilciyi bekleyen on alanın bulunduğu farklı bir sekme.
- Temsilciler birincisinde yaşar ve ikincisinden kaçınır: böylece gün sonuna kayar ve sonra asla olmaz.
Sonuç, kendinden emin bir şekilde yanlış olan, aşamanın eskidiği ve tutarın ilk aramadan bu yana gerçeklikle eşleşmediği ve yine de liderliğin ellerinde olan tek şey olduğu için ona göre tahmin yaptığı bir CRM'dir. Gerçek WhatsApp otomasyonu sadece mesajları saklamakla kalmayıp alanları da yazmalıdır.
HubSpot'u WhatsApp'tan Otomatik Olarak Nasıl Güncellersiniz
HubSpot'u WhatsApp'tan otomatik olarak güncellemek için her konuşmayı AI ile okuyan ve önemli kısımları seçtiğiniz HubSpot özelliklerine yazan bir katman eklersiniz, böylece kişi, fırsat ve talep temsilcinin hiçbirini yeniden yazmasına gerek kalmadan sohbeti yansıtır.
Bu katman Eazybe'dir, numaranızı HubSpot hesabınıza bağlayan ve kaydı kendi başına güncel tutan WhatsApp Web üzerinde bir Chrome uzantısıdır.
Arka planda üç şey gerçekleşir:
- Her konuşmayı okur ve anlaşma için gerçekten önemli olanı çıkarır.
- Yalnızca seçtiğiniz alanlara yazar, dolayısıyla bu bir bilgi seli değildir ve seçiminizin dışında hiçbir şeye dokunulmaz.
- Sizin için senkronize eder; nesne düzenlemeleri kaydettiğiniz anda iletilirken sohbet etkinliği yaklaşık üç dakikada bir yedeklenir.
Önemli olan kelime desteklidir, çünkü hangi özelliklerin senkronize edileceğini hâlâ bir insan belirler ve yüksek değerli bir kayda ne düştüğünü inceleyebilir; dolayısıyla bu, her alanın sonsuza kadar doğru olduğunu iddia eden sihirli bir kutu değil, CRM'i dürüst tutan bir sistemdir ve böylece temsilcilerinizin bunu yapması gerekmez.
WhatsApp Bir Kara Kutu ve Temsilciler CRM'i Güncellemez
Herhangi bir satış yöneticisine boru hattı gerçeğinin nerede yaşadığını sorun ve dürüst cevap temsilcilerinin telefonlarındadır.
Kara kutu budur, çünkü ilişki, niyet ve sonraki adım, hiçbir yöneticinin, tahminin veya devrin ulaşamayacağı konuşma dizilerinde oturur; dolayısıyla bir temsilci ayrıldığında anlaşma bağlamı onlarla birlikte çıkıp gider.
Ekiplerin başvurduğu iki düzeltme de başarısız olur.
- Disiplin: herkesin her sohbetten sonra HubSpot'u güncellemeyi kabul ettiği, yaklaşık bir hafta süren yöntem.
- Temel sohbet yedeği: bir aracın ham mesajları kişiye kopyaladığı, ancak kara kutuyu yalnızca HubSpot'a bir transkript duvarı olarak taşıyan ve boru hattını sıralamak için hiçbir aşama ve miktar içermeyen yöntem.
CRM'inizde daha fazla mesaja ihtiyacınız yok, kimsenin bakım yapmadan alanların doğru olmasına ihtiyacınız var.
AI, HubSpot'u WhatsApp'tan Güncellemeden Önce Ne Okur
Bir HubSpot alanına herhangi bir şey ulaşmadan önce, bir şeyin konuşmayı okuması gerekir ve çoğu aracın atladığı şey budur çünkü mesajları kopyalamak kolay, onları anlamak ise değildir.
Eazybe, her sohbeti açmaya zamanı olan bir yöneticinin çalışacağı şekilde konuşma dizisini işler; bir yanıtın ardındaki niyeti, bir teklifte değişen sayıyı, kimsenin cevaplamadığı itirazı ve kimin sahiplendiğiyle birlikte sonraki adımı yakalar.
Bu son nokta en önemli olanıdır, çünkü anlaşmalar nadiren fiyattan kaybedilir ve çok daha sık kimsenin sahiplenmediği bir takipten kaybedilir. Sesli notlar da önemlidir, çünkü iki dakikalık bir sesli yanıt anlaşmayı, sesin okunması ve yalnızca saklanmaması dışında CRM'inizin asla görmeyeceği bir yere taşır; WhatsApp Copilot'un WhatsApp Web içinde yaptığı budur.
Bulduğu her şey bir değer haline gelir ve bir değer bir alana gider; WhatsApp HubSpot özelliklerinin kimse yazmadan nasıl doldurulduğu budur.
Hangi HubSpot Nesneleri WhatsApp'tan Güncellenir
WhatsApp sohbetleri altı HubSpot nesnesini günceller: kişiler, anlaşmalar, destek talepleri, görevler, notlar ve arama kayıtları.
HubSpot'u güncellemenin sohbetleri yedeklemekten daha iyi olmasının nedeni kapsama alanıdır, çünkü taze mesajları olan ancak ölü bir anlaşma aşamasına sahip bir kişi kaydı hâlâ size yalan söyler. Bu nedenle Eazybe, sohbetin yanında duran bir Mini CRM panelinden HubSpot'un gerçekten desteklediği nesneler üzerinde çalışır:
- Kişiler: yeni oluşturun, telefon numarası WhatsApp'tan otomatik doldurulur veya mevcut bir kişinin özelliklerini düzenleyin.
- Anlaşmalar: ad, boru hattı, aşama, miktar, kapanış tarihi ve özel özellikleri oluşturun ve düzenleyin; böylece aşama konuşmayla eşleşir.
- Destek Talepleri: bir sohbet destek vakasına dönüştüğünde ad, boru hattı, durum, öncelik ve açıklama ile oluşturun.
- Görevler: yüksek, orta veya düşük öncelikle oluşturun, toplu oluşturun ve tamamlandı olarak işaretleyin.
- Notlar: bir not oluşturun ve kanıt olarak bir dizi WhatsApp mesajı ekleyin.
- Arama Kayıtları: sonuç, yön, tarih ve saat ve açıklamayı kaydedin.
Bir WhatsApp CRM yalnızca boru hattınızın üzerinde çalıştığı nesneler güncel kalırsa kullanışlıdır; anlaşmaların ve destek taleplerinin burada herkesin başladığı kişi kaydından daha önemli olmasının nedeni budur.
Yapay Zekanın Hangi HubSpot Özelliklerini Güncelleyebileceğini Seçme
Yapay zekanın hangi HubSpot özelliklerine yazabileceğini siz seçersiniz — geri kalanlar kilitli kalır.
Kontrol olmadan otomasyon sadece farklı türde bir karmaşa demektir, çünkü kimse yapay zekanın bir kapanış tarihini yeniden yazmasını veya operasyon ekibinin sahip olduğu bir alana müdahale etmesini istemez. Bu nedenle özellik seçimi iki düzeyde çalışır.
Kayıt başına seçici: bir Kişi veya Fırsat kartında Düzenle'ye tıklayın, hangi özelliklerin görüneceğini seçtiğiniz, bunları yeniden sıraladığınız, her birini zorunlu veya isteğe bağlı olarak işaretlediğiniz ve ardından Uygula ve Kaydet'e bastığınız bir seçici açılır. O görünüm, yapay zekanın doldurmasına tam olarak izin verilen şey haline gelir.
Yönetici düzeyinde kontrol: Ayarlar'da bir yönetici, Kişiler, Fırsatlar ve Talepler genelinde hangi özelliklerin düzenlenebilir ve hangilerinin salt okunur kalacağını belirlemek için Özellikleri Düzenle'yi kullanır, ardından Kaydeder ve kuruluş genelinde yaymak için Uzantılar'da Uygula'ya tıklar.
Her ekip için farklı görünür, çünkü bir hizmet işletmesi yapay zekanın yalnızca aşamayı ve kapanış tarihini güncel tutmasına izin verebilirken, yanlış bir tahmin yüzünden yanan bir ajans, operasyonun son sözü söylemesi için anlaşma tutarını salt okunur olarak kilitler.
Temsilciler sıkı bir alan seti görür, yöneticiler yönetişimi korur ve yapay zeka yalnızca onayladığınız alanlara yazar.
Transkript Değil Özet: HubSpot Kaydına Ne Yazılır
Kayda özet düşer, kırk satırlık transkript değil.
Kimse bir fırsatı açıp neler olduğunu anlamak için kırk mesaj kaydırmak istemez, bu nedenle HubSpot'u WhatsApp'tan güncellemenin amacı bunun tam tersidir, yani kayıttaki bir bakışta kısa bir okuma.
İki şey kayda düşer ve bunları ayrı tutmak kaydı kullanılabilir kılan şeydir:
- Özellikler: seçtiğiniz alanlara yazılan aşama, tutar, sonraki adım ve niyet gibi yapılandırılmış değerler, bunlar hattınızın sıraladığı ve tahmin ettiği şeylerdir.
- Etkinlik: altta yatan WhatsApp alışverişi Kişi zaman çizelgesinde, ilişkili en son Fırsat'ta ve Şirket sayfasında WhatsApp Etkinliği girişi olarak kaydedilir, ekler tıklanabilir bağlantılar olarak eklenir.
Özetle başlarsınız ve ham diziye yalnızca makbuzlara ihtiyacınız olduğunda inersiniz, bu da sohbetleri depolayan bir CRM ile onları anlayan bir CRM arasındaki farktır. O katman WhatsApp satış zekasıdır ve kendi başına okunmaya değerdir.
HubSpot Kendini Güncellerken Temsilcileriniz Ne Görür
Şu ana kadarki her şey müdürün elde ettiğiyle ilgili. Bu doğru kalan bir kayıttır, ancak temsilci tarafı en az onun kadar önemlidir. Çünkü bir şeyi kontrol etmek için WhatsApp'tan ayrılmak zorunda kalan bir temsilci basitçe kontrol etmeyi bırakır.
- Kişi ve açık fırsat sohbetin yanında durur: WhatsApp Web içinde bir Mini CRM panelinde, böylece yanıtlamadan önce açılacak ikinci bir sekme yoktur.
- Aşamalar ve görevler aynı pencerede düzenlenebilir: bu da temsilcinin fırsatı görüşmeden sonra değil, görüşmenin ortasında güncellemesi anlamına gelir.
- Sesli notlar okunur ve ses olarak bırakılmaz: böylece iki dakikalık bir yanıt kimsenin yeniden oynatmadığı bir dosyaya kaybolmaz.
- Uzun diziler kısa bir özete indirgenir: bu, bir temsilci iki hafta konuşmadığı bir müşteriyi devraldığında yardımcı olur.
Takas basittir, çünkü temsilciler zaten içinde yaşadıkları araçta kalır ve hiçbir şeyden vazgeçmezken HubSpot arkalarından dolar, bu aynı zamanda bir ekip gelen kutusunun devralmanın sıfırdan başlamasını engelleme şeklidir.
Eazybe ile Manuel HubSpot Güncellemeleri: Fark
Karşılaştırma iyi bir süreç ile kötü bir süreç arasında değil, meşgul bir kişinin hatırlamasına bağlı bir süreç ile kimseye bağlı olmayan bir süreç arasındadır.
| Karşılaştırdığınız şey | Manuel HubSpot güncellemeleri | Eazybe ile WhatsApp'tan HubSpot'u güncelleme |
|---|---|---|
| Veriyi kim girer | Temsilcileriniz, her sohbet sonrası | Kimse, AI okur ve yazar |
| Kayıt ne zaman güncellenir | Gün sonu eğer hiç olursa | Kayıtta, her üç dakikada bir otomatik senkronizasyon |
| Aşama ve tutar doğruluğu | Gerçeklikten uzaklaşır | Canlı konuşmayı yansıtır |
| Güncel tutulan nesneler | Temsilcinin hatırladığı şeyler | Kişiler, Anlaşmalar, Talepler, Görevler, Notlar, Arama Kayıtları |
| Haberdar olmak için okuduğunuz şey | Kırk ham mesaj | Kayıttaki özet |
| Sesli notlar | Asla kaydedilmez | Okunur ve değerlere dönüştürülür |
| Bir temsilci ayrıldığında maliyet | Bağlam kapıdan çıkar | Bağlam HubSpot'ta kalır |
| Alanlar üzerinde yönetişim | Onur sistemi | Yönetici düzenlenebilir veya salt okunur ayarlar |
| Nüanslı bir anlaşma üzerinde karar | Odada olan bir insan | AI destekli, bir insan tarafından incelenir |
Manuel güncellemeler, bunları yapma olasılığı en düşük kişiye bağlıdır, ancak konuşmada olan bir temsilci hassas bir anlaşmayı hala herhangi bir modelden daha iyi okur, bu yüzden inceleme adımı mevcuttur.
WhatsApp'ı HubSpot'a Dört Adımda Nasıl Bağlarsınız
Bunu canlıya almak kısa bir iştir ve bir göç değildir:
- Eazybe'ı WhatsApp Web üzerine kurun ve numaranızı bağlayın; ister kişisel WhatsApp, ister Business App veya bir arada var olma yoluyla API olsun, hiçbir göç olmadan.
- HubSpot'u bağlayın; burada bir yönetici App Marketplace Access ve File Access yetkisi verir ve hem ücretsiz hem de ücretli planlar çalışır.
- Modül başına özelliklerinizi kendiniz seçin, böylece AI hangi alanları güncel tutabileceğini bilir.
- Senkronize olmasına izin verin, çünkü düzenlemeler kayıtta itilirken sohbet yedeklemesi arka planda çalışır.
Planlamanız gereken bir şey, mesaj senkronizasyonunun yalnızca kişisi HubSpot'ta zaten var olan sohbetler için çalışmasıdır, bu yüzden önce kişiyi oluşturun ve iş parçacığı kaydetmeye başlar. Kart gerektirmeyen dört günlük ücretsiz deneme vardır.
WhatsApp HubSpot'a Ne Sıklıkla Senkronize Olur ve Ne Anında İtilir
Sohbet yedeklemesi kabaca her üç dakikada bir otomatik senkronize olur ve tek yönlü çalışır, WhatsApp'tan HubSpot'a. İlk bağlantı son üç günü doldurur ve ondan sonra yalnızca yeni mesajlar akar, bu da yıllarca süren gürültüyü kayıttan uzak tutar. Mini CRM düzenlemeleri farklıdır çünkü kaydettiğiniz anda itilir, bu nedenle bir aşama değişikliği hemen ulaşır.
Pratik sonuç şu ki, satış hattınız hiçbir zaman konuşmanın birkaç dakikadan fazla gerisinde kalmıyor.
Verilerin WhatsApp'ın Bir Satış Kanalı Olarak Ne Söylediği
Statista, WhatsApp Business uygulamasının Temmuz 2023 itibarıyla yaklaşık iki yüz milyon aylık aktif kullanıcıya ulaştığını bildirdi; bu rakam Haziran 2020'deki elli milyondan yükselmiştir, üç yılda dört kat artış anlamına gelir ve API üzerinden çalışan işletmeleri saymaz.(Kaynak: Statista)
Satış konuşmaları CRM'lerin onları okumayı öğrenmesinden daha hızlı WhatsApp'a taşındı, dolayısıyla bu niş bir iş akışı sorunu değil.
Satış Ekipleri HubSpot'u Otomatikleştirmeden Önce Neyle Karşılaşıyor
HubSpot'u WhatsApp ile birlikte kullanan ekiplerle yapılan görüşmelerde, sektör ve bölgeye göre kesilen ayrıntılarla birlikte birkaç kalıp tekrar tekrar ortaya çıkıyor.
Körfez'deki bir B2B hizmet ekibi, satış hattı incelemelerinin aslında bir hafıza testi olduğunu fark etti, çünkü yönetici bir anlaşma hakkında sorduğunda temsilci bunu telefonundan hatırlıyor, HubSpot ise bir aydır hareket etmemiş bir aşamayı gösteriyordu.
Güney Afrika'daki bir dağıtım şirketi, bir temsilci ayrıldığında canlı bir müzakereyi kaybetti, çünkü fiyat geçmişi başka kimsenin açamadığı kişisel bir sohbette oturuyordu, dolayısıyla yerine gelen kişi baştan başladı ve daha kötü bir rakam aldı.
Hindistan'daki bir eğitim ekibi sesli not açığına takıldı, en güçlü temsilcileri daha hızlı olduğu için uzun sesli yanıtlar gönderiyordu, bu da en iyi konuşmalarını şirketteki en az belgelenmiş olanlar haline getirdi.
Hiçbirinin bir disiplin sorunu yoktu. CRM'lerinin göremediği bir kanala sahiptiler.
HubSpot Kendini Güncellediğinde Yöneticiler Nihayet Neyi Görebiliyor
HubSpot kendini güncellediğinde, yöneticiler gerçekten güncel bir satış hattı görür.
Kazanç otomasyon değil, alanlar doğru olduğunda mümkün hale gelen şeydir:
- Filtreleyebileceğiniz bir son aktivite tarihi: böylece on dört gün boyunca dokunulmamış anlaşmaların görünümü gerçekten bir anlam ifade eder.
- Tahmin yapabileceğiniz bir aşama: çünkü geçen ayı değil bu haftayı yansıtır.
- Bağlamla başlayan bir devir: çünkü yeni sahip etrafta sormak yerine özeti okur.
- Olanlara göre sıralanmış anlaşmalar: yanıtlanmamış bir itirazın etrafında görünüm oluşturabileceğiniz bir alan olarak görünmesi.
Bunların hiçbiri yeni HubSpot araçlarına ihtiyaç duymaz, özelliklerin doğru olmasına ihtiyaç duyar; WhatsApp CRM'inizi otomatik olarak güncel tutmanın amacı da budur.
HubSpot'u WhatsApp'tan Güncellemenin Gerçekçi Sınırları
Bundan şaşırmaktansa buna güvenmenizi tercih ederiz:
- Şirketler Mini CRM'den oluşturulamaz veya düzenlenemez, yalnızca sohbet aktivite kaydı alırlar.
- HubSpot'ta Leads nesnesi yoktur, müşteri adayı yakalama Contact üzerinde yaşar.
- Bir kişinin telefon numarası WhatsApp'tan otomatik olarak doldurulur ve sonrasında düzenlenemez.
- Anlaşmalar ve Biletler önce kişinin var olmasını gerektirir, bunu Eazybe aynı akışta oluşturabilir.
- Sohbet senkronizasyonu tek yönlüdür, Dinamik Etiketler hariç, burada yaşam döngüsü aşaması gibi HubSpot değerleri gerçek zamanlı olarak WhatsApp etiketlerini otomatik uygular.
- AI yardımcıdır ve otonom değildir, bu nedenle okumalarını yüksek değerli anlaşmalarda mutlak doğru yerine incelenebilir girdiler olarak değerlendirin.
Hiç CRM'iniz yoksa, Google Sheet sohbet yedeği için hafif bir yuva işlevi görür, ancak bir anlaşma hattı değildir.
Son Karar: HubSpot'u WhatsApp'tan Otomatik Olarak Güncelleyin
Manuel CRM güncellemeleri ekibinizle hiçbir ilgisi olmayan bir nedenle başarısız oluyor, çünkü müşteriye en yakın kişiden zaten satış yaparak geçirdiği bir günün sonunda idari iş yapmasını istiyorsunuz.
Otomatik güncellemeler bu isteği ortadan kaldırır. AI konuşmayı okur, yalnızca onayladığınız özellikleri yazar, değişimi altta kaydeder ve üzerinde tahmin yapabileceğiniz bir kayıt bırakır. Hassas bir anlaşmada temsilcinin muhakemesinin yerini almaz, bu nedenle inceleme adımı yüksek değerli kayıtlarda kalır.
Temsilcileriniz WhatsApp'ta satış yapıyorsa ve satış hattınız HubSpot'ta yaşıyorsa, ilk kapatılmaya değer açık budur.
