Akıllı Telesatış Ekiplerinin 2027'de Takip Ettiği 12 Telesatış KPI'ı

Riya, 12 kişilik bir telesatış ekibini yönetiyor. Pazartesi raporunda 960 arama ve %38 bağlantı oranı görünüyor; hafta iyi geçmiş gibi. Sonra bir müşteri arıyor; istediği broşürü kimsenin göndermemesine sinirlenmiş. Talebi bir temsilcinin WhatsApp'ında duruyor ve CRM'de buna dair hiçbir kayıt yok.

Çoğu telesatış raporu aramaları sayar; oysa anlaşmaların çoğu artık aramadan sonra WhatsApp'ta kapanıyor. Eazybe, ekibinizin aramalarını ve WhatsApp sohbetlerini CRM'inize bağlar; böylece rakamlar anlaşmanın tamamını gösterir. Bu yazıda 12 telesatış KPI'ını formüller ve örneklerle açıklıyor, her birinin size ne anlattığını ve hepsini Excel kullanmadan nasıl takip edebileceğinizi gösteriyoruz.

Telesatış KPI'ları Nedir?

Telesatış KPI'ları, bir telesatış ekibinin gerçekte nasıl performans gösterdiğini ortaya koyan rakamlardır. Kaç arama yapıldığının ötesine geçer; kaç aramanın bağlandığını, potansiyel müşterilerin ne kadar hızlı yanıt aldığını, takiplerin yapılıp yapılmadığını ve kaç potansiyel müşterinin müşteriye dönüştüğünü gösterir.

Bunlar olmadan ekibi hislerinize göre yönetirsiniz. Arama sayısı iyi görünür ama gelir düşer ve herkes çok çalıştığını söyler. KPI'lar, potansiyel müşterileri tam olarak nerede kaybettiğinizi gösterir.

Alışılmış telesatış KPI'ları bugün neden yetmiyor:

• Çoğu KPI listesi yalnızca telefon aramalarını sayar.
• Hindistan, BAE, Brezilya ve daha birçok pazarda potansiyel müşteri, aramadan sonra WhatsApp'tan yanıt veriyor.
• Teklif, sesli mesaj ve “evet” cevabı çoğu zaman raporun hiç görmediği bir sohbette gerçekleşiyor.
• Yani bir ekip tüm arama hedeflerini tutturup yine de satış kaçırabilir.

Bu yüzden bu liste hem aramaları hem de WhatsApp'ı kapsıyor.

Bu liste nasıl kullanılır:

• Satış sürecinizin tamamını kapsayan beş ya da altı KPI seçin.
• Bunları her gün kontrol edin.
• Biri düştüğünde önce onu düzeltin.
• Referans olarak kendi son 30 gününüzü alın. Başka pazarların ortalamaları nadiren sizinkiyle örtüşür.

KPI 1: Arama Bağlantı Oranı Nedir ve Nasıl Artırılır?

Arama Bağlantı Oranı = (Bağlanan Aramalar ÷ Toplam Arama) × 100

Arama bağlantı oranı, yapılan aramalardan gerçek bir kişi tarafından yanıtlananların yüzdesidir. Her sabah ilk olarak buna bakın; çünkü diğer tüm rakamlar insanların telefonu gerçekten açmasına bağlıdır.

Düşük bağlantı oranı genellikle ne anlama gelir:

• Müşterilerinizi yanlış saatlerde arıyorsunuz.
• Potansiyel müşteri (lead) listesi eski ya da yanlış numaralar içeriyor.
• Müşteriler numaranızı tanımıyor ya da telefonları numaranızı spam olarak işaretliyor.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• Arama takip analitiği: toplam arama sayısını, yanıtlanma oranını ve konuşma süresini temsilci ve numara bazında gösterir; böylece kimin ne zaman bağlantı kurduğunu görürsünüz.
• SIM tabanlı arama: temsilcilerin kendi Android telefonlarından yapılan aramaları kaydeder; böylece müşteriler zaten tanıdıkları bir numarayı görür.
• Sanal telefon numaraları: ABD, Kanada ve Porto Riko'da aramalar, SMS ve WhatsApp için kurumsal bir hat sağlar.

Nasıl kurulur:

1. Temsilcilerin Android telefonlarını SIM tabanlı arama ile bağlayın ya da sanal bir numara ekleyin.
2. Arama analitiğini açın ve kullanıcıya ve numaraya göre filtreleyin.
3. Yanıtlanma oranını günün saatlerine göre karşılaştırın, ardından ana arama bloğunuzu en verimli saatlere taşıyın.

SIM tabanlı aramanın her aramayı müşterinin WhatsApp sohbetinin yanına nasıl kaydettiğini okuyun.

KPI 2: Telesatış Dönüşüm Oranı Nasıl Ölçülür?

Telesatış Dönüşüm Oranı = (Kazanılan Satışlar ÷ Bağlantı Kurulan Potansiyel Müşteriler) × 100

Telesatış dönüşüm oranı, bağlantı kurulan potansiyel müşterilerden ödeme yapan müşteriye dönüşenlerin yüzdesidir. Toplam arama sayısına değil, bağlantı kurulan potansiyel müşteri sayısına bölün; böylece kötü bir lead listesi, satış kapatmada başarılı bir ekibin performansını gölgelemez.

Dönüşüm başına maliyeti de takip edin:

• Dönüşüm Başına Maliyet = Aylık Toplam Ekip Maliyeti ÷ Kazanılan Satış Sayısı
• Ekibinizin aylık maliyeti 4.237,78 ABD Doları ise ve ekip 80 satış kapatıyorsa, satış başına maliyet 52,97 $ olur.
• Bunun iyi olup olmadığı, tek bir müşterinin size ne kadar değer kattığına bağlıdır.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Her ürün için ayrı bir referans değer belirleyin. Bir gayrimenkul satışıyla bir sigorta poliçesinin dönüşüm oranı birbirinden çok farklıdır.
• Arama sayısı artarken dönüşüm düşüyorsa ekip meşgul ama satış yapmıyor demektir.
• Yazışmalara da bakın. Pek çok satış WhatsApp üzerinden kapanır; yalnızca aramalara dayanan bir rapor en iyi temsilcilerinizin performansını olduğundan düşük gösterir.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• Aramaların ve yazışmaların CRM ile senkronizasyonu: Satış kaydında her arama ve her WhatsApp mesajı görünür, böylece satışı neyin getirdiğini görebilirsiniz.
• Revenue Inbox: Aktif olan, duraksayan veya soğumaya başlayan satış fırsatlarını, kaybedilmeden önce işaretler.

Nasıl kurulur:

1. CRM'inizi bağlayın: HubSpot, Salesforce, Zoho, Pipedrive veya desteklenen başka bir CRM.
2. İş yazışmaları için WhatsApp sohbet senkronizasyonunu açın.
3. Soğumaya başladığı işaretlenen satış fırsatlarını her hafta Revenue Inbox üzerinden gözden geçirin.

Revenue Inbox, her satış fırsatına yazışma ve görüşme hareketliliğine göre bir sağlık puanı verir.

KPI 3: Bir Telesatış Temsilcisi İçin Doğru Günlük Arama Hedefi Nedir?

Temsilci Başına Günlük Arama = Toplam Arama ÷ Temsilci Sayısı ÷ İş Günü Sayısı

Temsilci başına günlük arama, her temsilcinin bir iş gününde yaptığı ortalama arama sayısıdır. Panolarda en sık görülen KPI budur ve aynı zamanda şişirilmesi en kolay olanıdır.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Bunu bir hedef olarak değil, alt sınır olarak görün.
• Daha az arama yapıp yüksek dönüşüm sağlayan bir temsilci sorun değildir. Az arama yapıp düşük dönüşüm sağlayan temsilci ise sorundur.
• Hedefi fazla yüksek tutmak aceleye getirilen aramalara, eksik notlara ve daha düşük dönüşüme yol açar.
• Hedefi, en iyi temsilcilerinizin gerçekte yaptığına göre belirleyin.

Temsilciler zamanı nerede kaybediyor:

• Numaraları tablolardan elle kopyalamak.
• Aramalar arasında beklemek.
• Arama notlarını CRM'e elle girmek.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• Otomatik arayıcı: temsilciler bir liste yükler, bir arama biter bitmez sıradaki numara aranır.
• Otomatik CRM kaydı: arama sonucu HubSpot, Salesforce veya Zoho'ya kaydedilir, temsilcilerin elle yazmasına gerek kalmaz.
• Kullanıcı bazında arama analitiği: temsilcilere sormadan her birinin gerçek arama sayısını gösterir.

Nasıl kurulur:

1. Potansiyel müşteri (lead) listenizi CRM'den veya Google Sheets'ten Excel ya da CSV dosyası olarak dışa aktarın (tablo başına en fazla 1.000 kişi).
2. Dosyayı otomatik arayıcıya yükleyin ve arama yapılacak numarayı seçin.
3. Oturumu başlatın. Her sonuç, bir sonraki aramadan önce ilgili kişinin kaydına işlenir.

Otomatik arayıcı her arama kaydını ve ayarlanan bir toplantı ya da geri arama gibi sonraki adımı da kaydeder.

KPI 4: Ortalama Konuşma Süresi Nedir ve Size Ne Söyler?

Ortalama Konuşma Süresi = Toplam Konuşma Süresi ÷ Bağlanan Arama Sayısı

Ortalama konuşma süresi, bağlanan bir aramanın ortalama ne kadar sürdüğünü gösterir. Temsilcilerin gerçek görüşmeler yapıp yapmadığını ve bu görüşmelerin bir sonuca varıp varmadığını anlamanızı sağlar.

Bu sayı size ne söyler:

• Çok kısa aramalar: açılış işe yaramıyor ya da potansiyel müşteri yanlış.
• Çok uzun aramalar ama az satış: temsilci satışı kapatmakta zorlanıyor.
• Normal konuşma süresi ama düşük dönüşüm: aramadan sonra WhatsApp'ta neler olduğuna bakın.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• Arama kaydı: her arama ilgili kişinin kaydına eklenir, böylece kısa ve uzun aramaları yeniden dinleyebilirsiniz.
• Arama analitiği: temsilci bazında ortalama arama süresini gösterir.
• Aramanın hemen yanında WhatsApp sohbeti: iyi geçen bir aramadan sonra temsilcinin takip yapıp yapmadığını görebilirsiniz.

Nasıl kurulur:

1. Arama kaydını açın. Önce ülkenizdeki arama kaydı kurallarını kontrol edin.
2. Her hafta her temsilcinin en kısa iki ve en uzun iki aramasını seçin.
3. Bu aramaları temsilciyle birlikte dinleyin ve tek bir değişiklik üzerinde anlaşın.

Arama kaydı özelliği, koçluk ve inceleme için her kaydı ilgili kişinin kartına ekler.

Ekibinizin gerçek rakamlarını görmeye hazır mısınız? Aramaları, WhatsApp sohbetlerini ve takipleri tek bir CRM görünümünde izleyin. eazybe.com adresinden ücretsiz demo talep edin.

KPI 5: Aramalarda ve WhatsApp'ta Takip Oranını Nasıl İzlersiniz?

Takip Oranı = (Tamamlanan Takipler ÷ Zamanı Gelen Takipler) × 100

Takip oranı, planlanan takiplerin gerçekten yapılanlarının yüzdesidir. Potansiyel müşterilerin çoğu ilk aramada satın almaz; bu yüzden anlaşmalar çoğu zaman tam da bu aşamada kazanılır ya da kaybedilir.

Takipler neden kaçırılır:

• Geri arama notu bir WhatsApp sohbetinde ya da ajandada kalır.
• Temsilciye hatırlatma yapan hiçbir şey yoktur.
• Potansiyel müşteri başka bir temsilciye atanır ve geçmiş kaybolur.
• WhatsApp'tan gönderilen takip sayılmaz, bu yüzden kaçırılmış gibi görünür.

Akılda tutulması gerekenler:

• Aramaları ve WhatsApp mesajlarını takip olarak sayın.
• Bu rakam düşük kalmaya devam ediyorsa, temsilcileri suçlamadan önce sistemi düzeltin.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• CRM iş akışları: takibi bir aşamaya, bir alana ya da yanıtsızlığa göre tetikleyin; örneğin “teklif gönderildi, 3 gündür yanıt yok”.
• Kayıt sahibinin numarasından gönderilir: müşteri tanıdık bir isim görür ve yanıt verdiğinde iş akışı durur.
• Zamanlayıcı ve Hızlı Yanıt: temsilciler mesajları zamanlar ve kayıtlı yanıtları tek dokunuşla gönderir.

Nasıl kurulur:

1. Başlangıç için tek bir tetikleyici seçin; örneğin “teklif gönderildi, 3 gündür yanıt yok”.
2. Takip mesajını, müşterinin adı gibi CRM alanlarını kullanarak yazın.
3. Yalnızca mesai saatlerinde çalışacak şekilde etkinleştirin ve yanıtları her hafta gözden geçirin.

Bu mesajlar için hazır metne mi ihtiyacınız var? WhatsApp mesaj şablonları listemizde satış takibine yönelik örnekler bulabilirsiniz.

KPI 6: Cevapsız Çağrıya Geri Dönüş Süresi Nedir ve Neden Önemlidir?

Cevapsız Çağrıya Geri Dönüş Süresi = Cevapsız Çağrılar Sonrası Toplam Bekleme Süresi ÷ Cevapsız Çağrı Sayısı

Cevapsız çağrıya geri dönüş süresi, müşterinin cevapsız kalan araması ile ekibinizin ilk geri araması ya da ilk WhatsApp yanıtı arasında geçen ortalama süredir. KPI listelerinin çoğu bu metriği atlar; oysa cevapsız kalan her gelen arama, sizinle konuşmak isteyen birinden gelir.

Unutulmaması gerekenler:

• Gelen cevapsız aramalar sıcak potansiyel müşterilerdir. Onları en önceliğe alın.
• “Kusura bakmayın, aramanızı kaçırdık. Sizi saat 16.00'da arayabilir miyim?” gibi bir WhatsApp mesajı da yanıt sayılır.
• Bu rakamı temsilci bazında ve günün saatine göre takip edin.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• Arama geçmişi: Cevapsız aramaları ayrı bir sayı olarak gösterir. Temsilciye, numaraya veya arama türüne göre filtreleyebilirsiniz.
• Yapay Zeka ile arama: Yapay Zeka, cevapsız kalan potansiyel müşterileri mesai saatleri içinde geri arayabilir ve sonucu kayda işleyebilir. Bu özelliğin hangi plana dahil olduğunu kontrol edin.

Nasıl kurulur:

1. Arama geçmişini açın ve cevapsız aramalara göre filtreleyin.
2. Her vardiyada, cevapsız aramaları saat başı temizleyecek bir temsilci görevlendirin.
3. Cevapsız aramalar için kayıtlı bir WhatsApp yanıtı ekleyin.

Yapay Zeka sesli asistanı hakkındaki rehberimiz, Yapay Zeka ile geri aramaların nasıl çalıştığını ve önce nasıl izin istediğini anlatıyor.

KPI 7: Potansiyel Müşteriler WhatsApp'tan Yazdığında Yanıt Süresi Nedir?

Potansiyel Müşteri Yanıt Süresi = Potansiyel Müşterinin Oluşturulmasından İlk Yanıta Kadar Geçen Toplam Süre ÷ Yeni Potansiyel Müşteri Sayısı

Potansiyel müşteri yanıt süresi, yeni bir potansiyel müşterinin herhangi bir kanalda ekibinizden ilk yanıtı almak için ne kadar beklediğini gösterir. Önce hangisi gerçekleşiyorsa, aramayı ya da WhatsApp mesajını sayın.

Hız neden önemli: ABD'deki 2.241 şirket üzerinde yapılan bir inceleme, potansiyel müşteriyle bir saat içinde iletişime geçen firmaların, bir saat daha bekleyenlere göre o potansiyel müşteriyi nitelendirme olasılığının yaklaşık yedi kat daha yüksek olduğunu ortaya koydu. (Kaynak → SmartCompany'nin aktardığı Harvard Business Review araştırması)

Unutulmaması gerekenler:

• Bu metriği temsilci bazında ve potansiyel müşteri kaynağına göre takip edin.
• İlk arama daha sonra yapılsa bile hızlı bir WhatsApp yanıtı, yanıt olarak sayılır.
• Reklamlardan gelen potansiyel müşteriler en hızlı soğuyanlardır.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• Ekip Gelen Kutusu: Yeni potansiyel müşterileri bölgeye, sıralı dağıtıma (round robin) veya müsaitliğe göre temsilcilere yönlendirir.
• Yanıtlanmamışlar görünümü: Hâlâ ilk yanıtı bekleyen sohbetleri gösterir.
• WhatsApp Yapay Zeka asistanı: Temsilci aramaya hazırlanırken ilk yanıtı anında gönderebilir.

Nasıl kurulur:

1. Ortak iş numaranızı Team Inbox'a bağlayın.
2. Bir yönlendirme kuralı seçin: bölge, sıralı dağıtım (round robin) veya müsaitlik.
3. Yanıtlanmamış mesaj listesini her saat başında kontrol edin.

Ortak Ekip Gelen Kutusu (Team Inbox), API gerektirmeden WhatsApp Business uygulamasıyla çalışır.

KPI 8: Satış Ekipleri İçin WhatsApp SLA İhlal Oranı Nedir?

SLA İhlal Oranı = (SLA Süresi İçinde Yanıtlanmayan Sohbetler ÷ Toplam Müşteri Sohbeti) × 100

WhatsApp SLA ihlal oranı, yanıt hedefinizden daha uzun süre bekleyen müşteri sohbetlerinin yüzdesidir. SLA, müşteriye taahhüt ettiğiniz yanıt süresidir; örneğin 30 dakika.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• İhlalleri saat bazında takip edin. Öğle arası ve saat 18.00 sonrası en sık görülen boşluklardır.
• Kimin iş yükünün fazla olduğunu görmek için ihlalleri temsilci bazında da takip edin.
• İhlal, birini suçlamak için değil, ek personel ya da otomasyon gerektiğini gösteren bir sinyal olarak görülmelidir.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• SLA takibi: hangi müşteri sohbetlerinin beklediğini ve ne kadar süredir beklediğini izler.
• Sorumlu uyarıları: 30 dakika içinde kimse yanıt vermezse Eazybe sorumlu kişiye WhatsApp mesajı gönderir.

Nasıl kurulur:

1. Yanıt hedefinizi belirleyin; örneğin 30 dakika.
2. İhlal edilen sohbetler için sorumlu uyarılarını açın.
3. Her cuma ihlalleri saat bazında inceleyin ve vardiyaları buna göre düzenleyin.

KPI 9: CRM Kayıt Oranı Nedir ve Diğer KPI'lar Neden Ona Bağlıdır?

CRM Kayıt Oranı = (CRM'e Kaydedilen Aramalar ve Sohbetler ÷ Toplam Müşteri Görüşmesi) × 100

CRM kayıt oranı, müşteri aramalarının ve sohbetlerinin CRM'inize kaydedilen yüzdesidir. Diğer tüm KPI'lar buna bağlıdır. Sohbetlerinizin yarısı yalnızca temsilcilerin telefonlarında duruyorsa, panonuzdaki her rakam ancak yarı yarıya doğrudur.

Genellikle kaybolanlar:

• Kişisel numaralardaki WhatsApp sohbetleri
• Müşteri WhatsApp grupları
• Sesli mesajlar ve PDF'ler
• Temsilcilerin kaydetmeyi unuttuğu aramalar

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• WhatsApp CRM senkronizasyonu: iş yazışmalarını HubSpot, Salesforce, Zoho, Pipedrive, Bitrix24, LeadSquared ve diğer CRM'lere kaydeder.
• Grup, dosya ve sesli mesaj yedeği: bunlar doğru kişiye veya fırsata kaydedilir.
• Gizlilik kontrolü: yalnızca seçtiğiniz iş yazışmaları senkronize edilir. Kişisel yazışmalar gizli kalır.
• Temsilci devri: bir temsilci ayrılırsa geçmiş, fırsatla birlikte kalır.

Nasıl kurulur:

1. Her temsilcinin WhatsApp hesabını bağlayın: kişisel, Business uygulaması veya API.
2. Hangi yazışmaların iş yazışması sayılacağını seçin.
3. CRM'i bağlayın ve yazışmaların doğru kişilerde göründüğünü kontrol edin.

Eazybe’nin WhatsApp CRM çözümü, temsilcilerin zaten kullandığı numaralarla çalışır. Veri taşımaya da yeni telefona da gerek yoktur.

KPI 10: Potansiyel Müşteri Nitelendirme Oranı Nasıl Ölçülür?

Potansiyel Müşteri Nitelendirme Oranı = (İhtiyacı, Bütçesi ve Zaman Planı Kaydedilmiş Potansiyel Müşteriler ÷ Toplam Potansiyel Müşteri) × 100

Potansiyel müşteri nitelendirme oranı, temel satın alma bilgileri CRM'e kaydedilmiş potansiyel müşterilerin (lead) yüzdesidir. Temsilciler bütçeyi çoğu zaman bir aramada duyar ya da bir yazışmada okur, ama sisteme hiç girmez.

Unutulmaması gerekenler:

• İhtiyaç, bütçe, zaman planı ve karar verici gibi en önemli üç veya dört alanı belirleyin.
• Boş bir alan, kimsenin sormadığı anlamına gelmez. Genellikle kimsenin girmediği anlamına gelir.
• Nitelikli potansiyel müşterilerin takibi daha hızlı yapılmalıdır.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• Sales Intelligence: neyin önemli olduğunu Yapay Zeka'ya sade bir dille anlatırsınız. Yapay Zeka yazışmaları ve aramaları okur, ilgili CRM alanlarını doldurur.
• Örnek: “12 araca ihtiyacımız var, bütçemiz 18.000 $, bu hafta başlayabilir miyiz?” mesajı filo büyüklüğü, bütçe ve aciliyet alanlarını otomatik olarak doldurur.
• Yapay Zeka etiketleri: yazışmaları “Sıcak potansiyel müşteriler” gibi etiketlerle işaretler, böylece temsilciler önce kimi arayacaklarını bilir.

Nasıl kurulur:

1. Bütçe, ihtiyaç ve aciliyet gibi doldurulmasını istediğiniz alanları listeleyin.
2. Her birini Sales Intelligence'a sade bir dille tanımlayın.
3. Bir hafta sonra 20 fırsatlık bir örneklemi inceleyerek alanların doğru doldurulduğunu teyit edin.

KPI 11: Telesatışta Toplantı Ayarlama Oranı Nedir?

Toplantı Ayarlama Oranı = (Ayarlanan Toplantılar ÷ Bağlantı Kurulan Potansiyel Müşteriler) × 100

Toplantı ayarlama oranı, bağlantı kurulan potansiyel müşterilerden demo, saha ziyareti veya danışmanlık görüşmesi gibi bir sonraki adımı kabul edenlerin yüzdesidir. Uzun satış döngülerinde en iyi sonuç metriği budur.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Bağlantı oranı iyi ama toplantı oranı düşükse, temsilciler bir sonraki adımı net bir şekilde istemiyor demektir.
• Sadece aramalarda değil, WhatsApp üzerinden ayarlanan toplantıları da sayın.
• Toplantıya gelmeyenleri ayrı takip edin.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• WhatsApp Yapay Zeka asistanı: Fırsat geçmişini dikkate alarak yanıt verir, toplantıyı ayarlar ve fırsatı bir sonraki aşamaya taşır.
• CRM güncellemesi: Aşama otomatik olarak değişir, örneğin “Demo ayarlandı” olarak.
• Devir: Sıcak potansiyel müşteriler, yazışmanın tamamıyla birlikte doğru temsilciye aktarılır.

Nasıl kurulur:

1. WhatsApp numaranızda Yapay Zeka asistanını etkinleştirin.
2. Ekibiniz için ayarlanmış bir toplantının ne anlama geldiğini tanımlayın.
3. Yazışmayı bir temsilcinin ne zaman devralacağını belirleyin.

WhatsApp Yapay Zeka asistanı kendi WhatsApp numaranız üzerinden çalışır ve her fırsatın aşamasını, sorumlusunu ve geçmiş yazışmalarını bilir.

KPI 12: Mesai Dışı Potansiyel Müşteri Yanıt Oranı Nedir?

Mesai Dışı Potansiyel Müşteri Yanıt Oranı = (15 Dakika İçinde Yanıtlanan Mesai Dışı Potansiyel Müşteriler ÷ Toplam Mesai Dışı Potansiyel Müşteriler) × 100

Mesai dışı potansiyel müşteri yanıt oranı, çalışma saatleri dışında gelip yine de hızlı yanıt alan potansiyel müşterilerin yüzdesidir. Reklamlardan ve web sitelerinden gelen potansiyel müşteriler genellikle gece ya da hafta sonu gelir.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Potansiyel müşterilerinizin ne kadarının mesai dışında geldiğini kontrol edin. Bu oran genellikle yöneticilerin tahmin ettiğinden yüksektir.
• Gece verilen kısa ve işe yarar bir yanıt, ertesi sabah verilen mükemmel bir yanıttan daha iyidir.
• Sıcak olanları sabah ilk iş bir temsilciye aktarın.

Eazybe nasıl yardımcı olur:

• WhatsApp Yapay Zeka asistanı: 7/24 müşterinin dilinde yanıt verir, potansiyel müşteriyi nitelendirir ve tüm geçmişiyle birlikte bir temsilciye aktarır.
• Yapay Zeka ile arama: Yapay Zeka aramaları yanıtlayabilir veya geri arayabilir, transkripti ve sonucu CRM'e kaydedebilir. Bu özelliğin hangi plana dahil olduğunu kontrol edin.

Nasıl kurulur:

1. Mesai saatleri dışında Yapay Zeka ajanını devreye alın.
2. Ajana ürün bilgilerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan sorularınızı tanımlayın.
3. Her sabah, ajanın temsilcilere aktardığı potansiyel müşterileri gözden geçirin.

Eazybe ile 12 Telesatış KPI'ının Tamamını Otomatik Olarak Nasıl Takip Edersiniz?

Eazybe'de aramalarınızı, WhatsApp'ı ve CRM'inizi birbirine bağlayıp yanıt hedeflerini ve takip kurallarını belirleyerek 12 telesatış KPI'ının tamamını otomatik olarak takip edebilirsiniz. Kurulumun tamamı şöyle:

1. Aramaları bağlayın: Android'de SIM tabanlı aramayı, sanal bir numarayı ya da otomatik arayıcıyı kullanın.
2. WhatsApp'ı bağlayın: Kişisel WhatsApp'ı, Business uygulamasını veya API'yi bağlayın ve hangi sohbetlerin iş sohbeti olduğunu seçin.
3. CRM'inizi bağlayın: Aramalar ve sohbetler doğru kişi veya fırsat kaydına düşer.
4. Sales Intelligence'ı kurun: Yapay Zeka'ya bütçe, ihtiyaç ve aciliyet gibi hangi alanları dolduracağını söyleyin.
5. SLA'nızı belirleyin: Bir yanıt hedefi seçin ve kayıt sahibi uyarılarını açın.
6. Takip iş akışları ekleyin: İşe “teklif gönderildi, 3 gündür yanıt yok” akışıyla başlayın.
7. Yapay Zeka ajanını açın: Mesai dışında gelen potansiyel müşteriler ve ilk yanıtlar için kullanın.
8. Haftalık inceleyin: Arama analizlerini ve konuşma raporlarını temsilci ve numara bazında kontrol edin.

Tüm arama metrikleriniz arama takibinde bir araya gelir - toplam arama, cevaplanma oranı, konuşma süresi ve ortalama arama süresi.

Eazybe'yi 4 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez.

Telesatış KPI'larını Eazybe'de Takip Etmenin Faydaları Nelerdir?

Telesatış KPI'larını Eazybe'de takip etmenin başlıca faydaları; eksiksiz veri, manuel rapora gerek kalmaması, daha hızlı yanıtlar ve daha az kaçan takiptir:

• Excel'e son: aramalar ve sohbetler kendiliğinden senkronize olur, sabah raporu hazır bekler.
• Fırsatın tamamı tek yerde: aramalar, WhatsApp sohbetleri, gruplar, dosyalar ve sesli mesajlar aynı CRM kaydında durur.
• Doğru rakamlar: temsilciler kendi raporlarını girmez, bu yüzden kayıtlar şişirilmez ya da atlanmaz.
• Daha hızlı yanıtlar: yönlendirme, SLA uyarıları ve Yapay Zeka ajanı, potansiyel müşteriye yanıt süresini kısaltır.
• Daha az kaçan takip: iş akışları takip mesajlarını kayıt sahibinin numarasından zamanında gönderir.
• Temsilcilerin güncellemek zorunda olmadığı bir CRM: Yapay Zeka; bütçe, ihtiyaç ve aciliyet bilgilerini konuşmalardan kendisi doldurur.
• Daha iyi koçluk: arama kayıtları ve sohbetler gerçekte ne olduğunu gösterir.
• Gece ve hafta sonu desteği: ekibiniz çevrimdışıyken Yapay Zeka ajanı yanıt verir.
• Temsilciler için gizlilik: kişisel sohbetler asla senkronize edilmez.

Telesatış KPI Takibi: Excel, Çağrı Takip Aracı ve Eazybe Karşılaştırması

Özetle: ekibiniz yalnızca telefonla satış yapıyorsa bir arama takip aracı yeterlidir. Görüşmeden sonra satışlar WhatsApp'a taşınıyorsa iki kanalı birlikte takip edin.

Telesatış KPI Takibinin Yetersiz Kaldığı Noktalar

• Temsilciler rakamları manipüle edebilir: yalnızca günlük arama sayısını ölçerseniz çok sayıda kısa arama alırsınız. Aktivite KPI'larını sonuç KPI'larıyla birlikte kullanın.
• Kıyaslama değerleri her yere uymaz: ekibinizi başka bir pazarla değil, kendi geçmiş performansıyla karşılaştırın.
• Kötü veri, kötü KPI demektir: hangi sohbetlerin iş sohbeti sayılacağı konusunda ekibinizle anlaşın.
• KPI'lar koçluk yapmaz: bir rakam sorunun nerede olduğunu gösterir. Yine de temsilcilerle birlikte aramaları dinlemeniz ve sohbetleri okumanız gerekir.

Telesatış KPI Takip Yazılımının Maliyeti Ne Kadar?

Telesatış KPI takip yazılımları genellikle kullanıcı başına, telefon numarası başına ya da kayıt, CRM senkronizasyonu veya depolama için eklentilerle birlikte bir temel fiyat üzerinden fiyatlandırılır.

Eazybe'nin dört planı vardır:

• Starter: kullanıcı başına
• Scaler: numara başına, ekip kullanıcıları dahil
• Temel Yapay Zeka: Yapay Zeka ajanları ekler
• Özel Yapay Zeka: büyük ekipler için özel fiyatlandırma

Starter ve Scaler planlarında kredi kartı gerektirmeyen 4 günlük ücretsiz deneme bulunur. Sesli numaralar ek hizmettir ve fiyatı ülkeye göre değişir. Güncel fiyatlar için Eazybe fiyatlandırma sayfasına göz atın.

Telesatış KPI'ları Hakkında Son Söz

Arama sayıları tek başına bir ekibin gerçekten satış yapıp yapmadığını göstermez. Önemli olan telesatış KPI'ları; potansiyel müşterilere (lead) ulaşılıp ulaşılmadığını, ne kadar hızlı yanıt aldıklarını, takiplerin yapılıp yapılmadığını ve görüşmelerin toplantıya ve satışa dönüşüp dönüşmediğini gösterir. Bu sürecin büyük kısmı artık aramalar ile WhatsApp arasında ilerliyor, bu yüzden ikisini birlikte ölçün. İşe beş KPI ile başlayın: bağlantı oranı, potansiyel müşteriye yanıt süresi, takip oranı, toplantı ayarlama oranı ve dönüşüm oranı.